Vous avez besoin de confier parmis vos tâches administratives, l’administration de vos Urssaf, vos Ressources Humaines, l’accompagnement de vos équipes, la gestion de vos correspondances, les réponses et actions afférentes (et tant d’autres obligations à pourvoir). Oliffento Support vous soulage de l’administratif qui est partout dans le quotidien de votre société ou activité.

N’hésitez pas à consulter ci-dessous une liste non exhaustive de ce que nous pouvons prendre à notre charge.

L’administration d’Entreprise et l’intendance des locaux ou des équipes regroupe un ensemble de tâches chronophages qui ne sont, ni du domaines du dirigeant, ni de son goût la plupart du temps. Je vous propose de vous accompagner pour auditer vos besoins, optimiser toutes les tâches administratives réellement nécessaire à votre organisation et prendre en charge toutes celles qui ne sont pas du domaine de compétence de vous ou l’un de vos collaborateurs.

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Les services administratifs et supports aux entreprises couvrent un large panel de tâches quotidiennes qui permettent la bonne gestion de la structure et l’optimisation du travail et du temps des équipes ou dirigeants, des consultants ou freelances.

Je vous propose de me déléguer la gestion du planning, la gestion de l’intendance, l’optimisation des achats, la supervision Ressources Humaines, etc… autant de tâches qui vous évitent une perte de temps ou une répartition mal adaptée du personnel à votre disposition. Les besoins administratifs ne sont pas compressibles et avoir une personne dédiée, même quelques heures par semaine, soulage les autres postes qui peuvent rester dédiés à l’activité ou la production. En première ligne, le chef d’entreprise si c’est lui qui les réalise ou les coordonne.

Le poste d’Office Manager est également une vraie plaque tournante de l’information qui permet l’optimisation de la communication et de l’organisation des actions que ce soit avec le personnel interne à l’entreprise ou bien encore avec les prestataires ou clients externes à la structure. C’est également le poste clé pour organiser votre gestion documentaire (GEIDE – voir l‘Offre digitale d’Oliffento Support).

Mon expérience de cette fonction m’a permis de comprendre l’intérêt de la vision transverse quelle procure aux différents intervenants de l’entreprise. Ceci afin de réguler le nombre d’actions nécessaires à une tâche en limitant les coûts non productifs ou non dédiés à l’activité principale de l’entrepreneur.

Le gestion du personnel est un des thèmes qui pose le plus de questions aux entrepreneurs et indépendants. Ils ne sont pas tous formés à la partie légale et sociale, n’ont pas tous la fibre ou la formation pour manager des équipes disparates en âge, parcours et/ou spécialisation. Pour certains même c’est un sujet qui freine leur volonté d’assumer une entreprise.

Il vous est possible de me transmettre cette gestion pour vous permettre de rester centré sur la relation humaine avec vos collaborateurs et de vous alléger des obligations légales très répétitives et sans valeur ajoutée pour vous. Permettre une centralisation des informations liées aux embauches, informations obligatoires aux salariés, suivi des frais…

Enfin avoir une personne dédiée permet d’ouvrir aussi l’échange à une autre niveau que le niveau hiérarchique et pourquoi pas dans certains cas faciliter la résolution de conflits ou de régularisation contractuelle.

N’hésitez pas à faire appel à Oliffento Support et ses domaines d’intervention pour apporter ce cadre utile et nécessaire à votre structure.

Vous avez une priorité pour votre entreprise : générer du Chiffre d’Affaire et développer votre activité à travers essentiellement la prospection et le marketing.

A côté de cela il reste à entretenir également vos rapports avec vos fournisseurs et partenaires au quotidien que ce soit pour faciliter l’activité ou bien optimiser les coûts et achats.

Je vous invite à profiter de mes qualités relationnelles et de négociation pour mettre en place des contrats cadres, optimiser vos achats, rentabiliser l’utilisation de vos stocks ou réduire vos coûts. Ces tâches prennent beaucoup de temps et sont souvent peu quantifiables en termes d’économie. Pourtant elles sont essentielles à la bonne gestion de votre entreprise et au retour sur investissement que vous en attendez.

De la même manière, la bonne administration de l’ensemble des contrats de votre structure est importante pour ne rien manquer, ne pas mettre à mal vos relations commerciales ou pérenniser votre travail. Enfin il reste à privilégier la qualité de la relation avec vos comptables et expert-comptables à travers une bonne gestion des informations et leur transmission.

Confiez moi la gestion des obligations contractuelles, le planning des dates butoires, les opportunités de sortie ou de renégociation de vos contrats, la mise en place d’alertes en tout genre, pour faciliter votre suivi. C’est autant le signe d’une bonne gestion administrative et un gage de sérieux pour vos partenaires et clients.

Vous entendez parler de sujets qui ne semblent pas toujours liés directement à votre activité et qui étaient pendant longtemps, on le pense, réservés à de grosses structures.

Pourtant aujourd’hui vous êtes tous concernés par exemple par les obligations d’information et de mentions légales sur vos documents commerciaux, sites internet, supports et flyers.

De la même manière le renforcement de la législation protégeant les données personnelles a complexifié la lecture des obligations au titre de la nouvelle loi Informatique et liberté (N° 2018-493 du 20 juin 2018) et la mise en application en Europe du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) le 25 mai 2018.

Qu’en est-il de vos obligations, de vos pratiques, des documents à fournir impérativement en cas de contrôle ?

Je vous propose d’étudier avec vous les axes majeurs et ce que vous pouvez mettre en place pour être simplement en règle. Ceci comprend également la rédaction des supports nécessaires à la justification de votre situation et de votre respect de vos obligations.

De la même manière il est important de s’assurer une vielle documentaire que ce soit sur votre activité et les innovations qu’elle vit ainsi que sur les obligations règlementaires, recherches qui peuvent paraître chronophages mais qui sont tout autant indispensables.