BACKOFFICE ET SUPPORT ADMINISTRATIF

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Backoffice oliffento support

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  • Gestion d'agenda, préparation des rendez-vous et réunions
  • Organisation des déplacements, salons, événements,
  • Administration personnelle du dirigeant,
  • Encadrement des équipes,
  • Prise en charge des obligations administratives de l’entreprise,
  • Rédaction et mise en page de documents (courriers, comptes-rendus, emails, présentations, discours),
  • Administration des contrats, Mise en place de protocoles d’accords,
  • Gestion documentaire (modèles de documents, GEIDE, validations de documents)
  • Encadrement des projets et missions,
  • Audit, étude et rédaction de procédures,
  • Création, gestion et mise à jour de Bases de Données.
  • Relecture & corrections,
  • Veille documentaire,
  • Télétranscription et retranscription audio,
  • Archivage.
Employe entrepôt et logistique

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  • Moyens Généraux,
  • Intendance des locaux (travaux, relation bailleurs, relation locataires),
  • Optimisation des achats et contrats de prestations,
  • Recherches et mise en concurrence de fournisseurs, négociation des tarifs,
  • Conciergerie,
  • Organisation d’événements,
  • Organisation et animation de salons,
  • Office & Happiness Manager,
  • Archivage et sauvegardes de documents et données.
Graph fonctionnel

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  • Démarches et obligations légales,
  • Documentation et information au personnel,
  • Gestion des frais,
  • Aide au recrutement,
  • Assistance à la mise en place de poste et accompagnement à l’intégration,
  • Formation du personnel administratif,
  • Optimisation des process de suivi d’objectifs,
  • Coordination des équipes,
  • Gestion de conflit,
  • Remplacement d’un salarié.

Logo officiel RGPD en europe

  • Mentions obligatoires sur vos documents commerciaux et contractuels,
  • Informations légales impératives sur vos sites internet et réseaux sociaux professionnels,
  • Conditions d'utilisations,
  • Conditions générales de vente,
  • Gestion de la protection des données (loi informatique et liberté et RGPD).

Administratif, gestion d'activité et intendance

Les services administratifs et supports aux entreprises couvrent un large panel de tâches quotidiennes qui permettent la bonne gestion de la structure et l'optimisation du temps des équipes ou dirigeants, des consultants ou freelances.

Je vous propose de me déléguer la gestion du planning, la gestion de l'intendance, l'optimisation des achats, autant de tâches qui vous évitent une perte de temps ou une répartition mal adaptée du personnel à votre disposition. Les besoins administratifs ne sont compressibleset avoir une personne dédiée, même quelques heures par semaine, soulage les autres postes qui peuvent rester dédiés à l'activité ou la production ainsi que le chef d'entreprise si c'est lui qui les réalise ou les coordonne.

Le poste d'Office Manager est également une vraie plaque tournante de l'information qui permet l'optimisation de la communication et de l'organisation que ce soit avec le personnel interne à l'entreprise ou bien encore avec les prestataires ou clients externes à la structure. C'est également le poste clé pour organiser votre gestion documentaire (GEIDE).

Mon expérience de cette fonction m'a permis de comprendre l'intérêt de la vision transverse quelle apporte aux différents intervenants de l'entreprise. Ceci pour apporter une régulation des actions limitant les coûts non productifs ou non dédiés à l'activité principale de l'entrepreneur.

Ressources Humaines et gestion du personnel

Le gestion du personnel est un des thèmes qui pose le plus de questions aux entrepreneurs et indépendants. Ils ne sont pas tous formés à la partie légale et sociale, n'ont pas tous la fibre ou la formation pour manager des équipes disparates en âge, parcours et/ou spécialisation. Pour certains même c'est un sujet qui freine leur volonté d'assumer une entreprise.

Il vous est possible de me transmettre cette gestion pour vous permettre de rester centré sur la relation humaine avec vos collaborateurs et de vous alléger des obligations légales très répétitives et sans valeur ajoutée pour vous. Permettre une centralisation des informations liées aux embauches, informations obligatoires aux salariés, suivi des frais

Enfin avoir une personne dédiée permet d'ouvrir aussi l'échange à une autre niveau que le niveau hiérarchique et pourquoi pas dans certains cas faciliter la résolution de conflits ou de régularisation contractuelle.

N'hésitez pas à faire appel à Oliffento Support pour apporter ce cadre utile et nécessaire.

Relations partenaires et optimisation des coûts

Vous avez une priorité pour votre entreprise : générer du Chiffre d'Affaire et développer votre activité à travers essentiellement la prospection et le marketing.

A côté de cela il reste à entretenir également vos rapports avec vos fournisseurs et partenaires au quotidien que ce soit pour faciliter l'activité ou bien optimiser les coûts et achats.

Je vous invite à profiter de mes qualités relationnelles et de négociation pour mettre en place des contrats cadres, optimiser vos achats, rentabiliser l'utilisation de vos stocks ou réduire vos coûts. Ces tâches prennent beaucoup de temps et sont souvent peu quantifiables en termes d'économie. Pourtant elles sont essentielles à la bonne gestion de votre entreprise et au retour sur investissement que vous en attendez.

De la même manière, la bonne administration de l'ensemble des contrats de votre structure est importante pour ne rien manquer, ne pas mettre à mal vos relations commerciales ou pérenniser votre travail.

Confiez moi la gestion des obligations contractuelles, le planning des dates butoires, les opportunités de sortie ou de renégociation de vos contrats, la mise en place d'alertes en tout genre, pour faciliter votre suivi. C'est autant le signe d'une bonne gestion administrative et un gage de sérieux pour vos partenaires et clients.

Obligations légales de l'entreprise

Vous entendez parler de sujets qui ne semblent pas toujours liés directement à votre activité et qui étaient pendant longtemps, on le pense, réservés à de grosses structures.

Pourtant aujourd'hui vous êtes tous concernés par exemple par les obligations d'information et de mentions légales sur vos documents commerciaux, sites internet, supports et flyers.

De la même manière le renforcement de la législation protégeant les données personnelles a complexifié la lecture des obligations au titre de la nouvelle loi Informatique et liberté (N° 2018-493 du 20 juin 2018) et la mise en application en Europe du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) le 25 mai 2018.

Qu'en est-il de vos obligations, de vos pratiques, des documents à fournir impérativement en cas de contrôle ?

Je vous propose d'étudier avec vous les axes majeurs et ce que vous pouvez mettre en place pour être simplement en règle. Ceci comprend également la rédaction des supports nécessaires à la justification de votre situation et de votre respect de vos obligations.

Enfin il reste à privilégier la qualité de la relation avec vos comptables et expert-comptables à travers une bonne gestion des informations et leur transmission.

De la même manière il est important de s'assurer une vielle documentaire que ce soit sur votre activité et les innovations qu'elle vit ainsi que sur les obligations règlementaires, recherches qui peuvent paraître chronophages mais qui sont tout autant indispensables.

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